datos@hv.com.co<\/a><\/p>\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Los Datos Personales tratados por la Compa\u00f1\u00eda deber\u00e1n someterse estrictamente \u00fanicamente a las finalidades que se se\u00f1alan a continuaci\u00f3n. As\u00ed mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendr\u00e1n el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:<\/p>\r\n
5.1.<\/strong> Gestionar toda la informaci\u00f3n necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos, laborales y contables de la Compa\u00f1\u00eda.<\/p>\r\n5.2.<\/strong> Cumplir con los procesos internos de la Compa\u00f1\u00eda en materia de administraci\u00f3n de trabajadores, proveedores, contratistas y visitantes.<\/p>\r\n5.3.<\/strong> Cumplir los contratos celebrados con terceros.<\/p>\r\n5.4.<\/strong> Para realizar actividades de mercadeo y\/o comercializaci\u00f3n de nuevos servicios o
productos.<\/p>\r\n5.5.<\/strong> El desarrollo de actividades institucionales.<\/p>\r\n5.6.<\/strong> Gestionar y\/o responder peticiones, quejas o reclamos.<\/p>\r\n5.7.<\/strong> Ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo, as\u00ed como dar aplicaci\u00f3n a la legislaci\u00f3n, jurisprudencia y reglamentos en materia laboral, seguridad social, pensiones, salud, riesgos laborales, cajas de compensaci\u00f3n familiar, tributaria, otorgamiento de beneficios al empleado y sus beneficiarios, y a toda otra finalidad que sea necesaria para la debida realizaci\u00f3n de la relaci\u00f3n empleado-empleador.<\/p>\r\n5.8.<\/strong> Recolectar, almacenar y consultar la informaci\u00f3n y datos personales de los candidatos a empleos, as\u00ed como de los empleados activos, empleados retirados, pensionados,
jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y dem\u00e1s personas que tengan o hayan tenido un contrato de trabajo con la Compa\u00f1\u00eda.<\/p>\r\n5.9.<\/strong> El control y la prevenci\u00f3n del fraude, lavado de activos y financiaci\u00f3n del terrorismo incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la informaci\u00f3n necesaria requerida para dicho control.<\/p>\r\n5.10.<\/strong> El proceso de archivo, de actualizaci\u00f3n de los sistemas de protecci\u00f3n y custodia de informaci\u00f3n y bases de datos de la Compa\u00f1\u00eda.<\/p>\r\n5.11.<\/strong> La ejecuci\u00f3n de procesos al interior de la Compa\u00f1\u00eda, con fines de desarrollo operativo y\/o de administraci\u00f3n de programas de sistemas.<\/p>\r\n5.12.<\/strong> La transmisi\u00f3n de datos a terceros a nivel nacional o internacional, con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para el almacenamiento de los datos y\/o para cumplir procesos administrativos, operativos, comerciales y de mercadeo.<\/p>\r\n5.13.<\/strong> Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de informaci\u00f3n relacionada con el negocio con el fin de brindar los productos y servicios de la Compa\u00f1\u00eda.<\/p>\r\n5.14.<\/strong> Las dem\u00e1s finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtenci\u00f3n de Datos Personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolecci\u00f3n de los datos personales.<\/p>\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
6. PER\u00cdODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
Los datos personales incorporados en las bases de datos estar\u00e1n vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a la Compa\u00f1\u00eda el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.<\/p>\r\n
<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
7. DEBERES DE LA COMPA\u00d1IA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
La Compa\u00f1\u00eda, cuando act\u00fae como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplir\u00e1 con los siguientes deberes:<\/p>\r\n
7.1.<\/strong> Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de H\u00e1beas Data.<\/p>\r\n7.2.<\/strong> Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizaci\u00f3n otorgada por el titular.<\/p>\r\n7.3.<\/strong> Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolecci\u00f3n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci\u00f3n otorgada.<\/p>\r\n7.4.<\/strong> Conservar la informaci\u00f3n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedirsu adulteraci\u00f3n, p\u00e9rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.<\/p>\r\n7.5.<\/strong> Garantizar que la informaci\u00f3n que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.<\/p>\r\n7.6.<\/strong> Actualizar la informaci\u00f3n, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem\u00e1s medidas necesarias para que la informaci\u00f3n suministrada a este se mantenga actualizada.<\/p>\r\n7.7.<\/strong> Rectificar la informaci\u00f3n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.<\/p>\r\n7.8.<\/strong> Suministrar al Encargado del tratamiento, seg\u00fan el caso, \u00fanicamente datos cuyo tratamiento est\u00e9 previamente autorizado.<\/p>\r\n7.9.<\/strong> Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci\u00f3n del titular.<\/p>\r\n7.10.<\/strong> Tramitar las consultas y reclamos formulados.<\/p>\r\n7.11.<\/strong> Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informaci\u00f3n se encuentra en discusi\u00f3n por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamaci\u00f3n y no haya finalizado el tr\u00e1mite respectivo.<\/p>\r\n7.12.<\/strong> Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.<\/p>\r\n7.13.<\/strong> Informar a la autoridad de protecci\u00f3n de datos cuando se presenten violaciones a los c\u00f3digos de seguridad y existan riesgos en la administraci\u00f3n de la informaci\u00f3n de los titulares.<\/p>\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
8. AUTORIZACI\u00d3NES Y CONSENTIMIENTO<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
La recolecci\u00f3n, almacenamiento, uso, y circulaci\u00f3n de datos personales por parte de la Compa\u00f1\u00eda, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.<\/p>\r\n
8.1. Toma de la Autorizaci\u00f3n:<\/strong> La autorizaci\u00f3n puede constar en un documento f\u00edsico, electr\u00f3nico, mensaje de datos, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo t\u00e9cnico o tecnol\u00f3gico id\u00f3neo, que permita manifestar u obtener el consentimiento v\u00eda clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequ\u00edvoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorizaci\u00f3n ser\u00e1 generada por la Compa\u00f1\u00eda y ser\u00e1 puesto a disposici\u00f3n del titular con antelaci\u00f3n y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.<\/p>\r\n8.2. Prueba de la Autorizaci\u00f3n.<\/strong>
La Compa\u00f1\u00eda utilizar\u00e1 los mecanismos con que cuenta actualmente; e implementar\u00e1 y adoptar\u00e1 las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos t\u00e9cnicos o tecnol\u00f3gicos id\u00f3neos de cu\u00e1ndo y c\u00f3mo obtuvo autorizaci\u00f3n por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podr\u00e1n establecer archivos f\u00edsicos o repositorios electr\u00f3nicos realizados de manera directa o a trav\u00e9s de terceros contratados para tal fin.<\/p>\r\n8.3. Objeto de la Autorizaci\u00f3n.<\/strong>
La autorizaci\u00f3n otorgada por el titular de la informaci\u00f3n tendr\u00e1 por objeto facultar a la Compa\u00f1\u00eda para las finalidades definidas en el presente manual, conforme al numeral \u201c5\u201d del presente manual.<\/p>\r\n <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
9. PRERROGATIVAS Y DEM\u00c1S DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA
INFORMACI\u00d3N.<\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n
En atenci\u00f3n y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en
materia de protecci\u00f3n de datos personales, el titular de los datos personales tiene los
siguientes derechos:<\/p>\r\n
9.1.<\/strong> Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la Compa\u00f1\u00eda, en su condici\u00f3n de responsable del tratamiento.<\/p>\r\n9.2.<\/strong> Por cualquier medio v\u00e1lido, solicitar prueba de la autorizaci\u00f3n otorgada a la Compa\u00f1\u00eda, en su condici\u00f3n de Responsable del tratamiento.<\/p>\r\n9.3.<\/strong> A recibir informaci\u00f3n por parte de la Compa\u00f1\u00eda, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.<\/p>\r\n9.4.<\/strong> Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo tr\u00e1mite de consulta o requerimiento ante el Responsable del tratamiento.<\/p>\r\n9.5.<\/strong> Modificar y revocar la autorizaci\u00f3n y\/o solicitar la supresi\u00f3n del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant\u00edas constitucionales y legales vigentes.<\/p>\r\n9.6.<\/strong> Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.<\/p>\r\n <\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
10. DEBERES DE LA COMPA\u00d1IA EN RELACI\u00d3N CON EL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES.<\/h2>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
La Compa\u00f1\u00eda, tendr\u00e1 presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que s\u00f3lo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, har\u00e1 uso de ellos s\u00f3lo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protecci\u00f3n de datos personales.<\/p>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
11. GARANT\u00cdAS DEL DERECHO DE ACCESO<\/h2>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
La Compa\u00f1\u00eda garantizar\u00e1 el derecho de acceso cuando, previa acreditaci\u00f3n de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposici\u00f3n de \u00e9ste, sin costo o erogaci\u00f3n alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales. Dicho acceso lo permitir\u00e1 la Compa\u00f1\u00eda por una sola vez dentro de cada mes calendario, permitiendo al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.<\/p>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
12. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHO DE LOS TITULARES DE
LOS DATOS PERSONALES<\/h2>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
12.1. Consultas<\/strong>
El titular, sus causahabientes, representante y\/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y\/o los representantes de menores de edad podr\u00e1n consultar la informaci\u00f3n personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la Compa\u00f1\u00eda garantizar\u00e1 el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la informaci\u00f3n contenida en el registro individual o que est\u00e9 vinculada con la identificaci\u00f3n del titular mediante los mecanismos de contacto establecidos en el presente manual.<\/p>\r\nEn cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atenci\u00f3n de solicitudes de consulta, las mismas ser\u00e1n atendidas en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado antes del vencimiento de los diez (10) d\u00edas h\u00e1biles, expresando los motivos de la demora y se\u00f1alando la fecha en que se atender\u00e1 su consulta, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer
plazo.<\/p>\r\n
12.2. Reclamos<\/strong>
El titular, sus causahabientes, representante y\/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y\/o los representantes de menores de edad que consideren que la informaci\u00f3n contenida en una base de datos debe ser objeto de correcci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podr\u00e1n presentar un reclamo ante la Compa\u00f1\u00eda como Responsable del tratamiento. Los menores de edad podr\u00e1n ejercer sus derechos personalmente, o a trav\u00e9s de sus padres o los adultos que detenten la potestad parental, quienes deber\u00e1n demostrarlo mediante el registro civil de nacimiento.<\/p>\r\nEl reclamo lo podr\u00e1 presentar el titular, teniendo en cuenta la informaci\u00f3n se\u00f1alada en el art\u00edculo 15 de la Ley 1581 de 2012. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podr\u00e1n solicitar a personal de la Compa\u00f1\u00eda, la rectificaci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n de sus datos personales, previa acreditaci\u00f3n de su identidad.<\/p>\r\n
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deber\u00e1 acreditarse en debida forma la personer\u00eda o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal
calidad, la solicitud se tendr\u00e1 por no presentada. La solicitud de rectificaci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n debe ser presentada a trav\u00e9s de los medios habilitados por la Compa\u00f1\u00eda se\u00f1alados en el aviso de privacidad y contener, como m\u00ednimo, la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\r\n
\r\n- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.<\/li>\r\n
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.<\/li>\r\n
- La descripci\u00f3n clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.<\/li>\r\n
- En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localizaci\u00f3n de los datos personales.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
13. SUPRESI\u00d3N DE DATOS<\/h2>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Compa\u00f1\u00eda, la supresi\u00f3n (eliminaci\u00f3n) de sus datos personales cuando:<\/p>\r\n
13.1.<\/strong> Considere que los mismos no est\u00e1n siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.<\/p>\r\n13.2.<\/strong> Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.<\/p>\r\n13.3.<\/strong> Se haya superado el per\u00edodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.<\/p>\r\nEsta supresi\u00f3n implica la eliminaci\u00f3n total o parcial de la informaci\u00f3n personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Compa\u00f1\u00eda. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelaci\u00f3n no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:<\/p>\r\n
\r\n- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.<\/li>\r\n
- La eliminaci\u00f3n de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigaci\u00f3n y persecuci\u00f3n de delitos o la actualizaci\u00f3n de sanciones administrativas.<\/li>\r\n
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jur\u00eddicamente tutelados del titular; para realizar una acci\u00f3n en funci\u00f3n del inter\u00e9s p\u00fablico, o para cumplir con una obligaci\u00f3n legalmente adquirida por el titular.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACI\u00d3N<\/h2>\r\n
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposici\u00f3n legal o contractual.
Se deber\u00e1 tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocaci\u00f3n del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Compa\u00f1\u00eda deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocaci\u00f3n parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorizaci\u00f3n otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular est\u00e1 de acuerdo.<\/p>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
15. FUNCI\u00d3N DE PROTECCI\u00d3N DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA
COMPA\u00d1IA<\/h2>\r\n
La Compa\u00f1\u00eda como Responsable del tratamiento designar\u00e1 al Oficial de Protecci\u00f3n de Datos, o la dependencia que haga sus veces, para cumplir con la funci\u00f3n de protecci\u00f3n de datos personales dar\u00e1 tr\u00e1mite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificaci\u00f3n, actualizaci\u00f3n, supresi\u00f3n y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protecci\u00f3n de datos personales.<\/p>\r\n
<\/p>\r\n
\r\n\r\n<\/p>\r\n
16. VIGENCIA.<\/h2>\r\n
El presente manual rige a partir del 22 de Julio de 2013 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en la Compa\u00f1\u00eda.<\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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